Was Selbständige in der Steuererklärung nicht vergessen dürfen

K-Geld 5/2004 vom

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Selbständige müssen in ihrer Steuererklärung geschäftliche Einnahmen und Ausgaben detailliert aufführen. Und im Unterschied zu Angestellten müssen sie alle abzugsfähigen Kosten belegen.

Wer sich selbständig machen will, muss schon vor der Firmengründung an die Steuern denken. Die Kosten für Inserate, Lieferanten, Reisen, Beratungs- und Gründungskosten etc. dürfen angehende Neuunternehmer dem ersten Geschäftsjahr belasten - vorausgesetzt natürlich, sie können die entsprechenden Belege vorlegen.

Grundsätzlich müssen Unternehmen und Selbständige nur den Gewinn versteuern, können also die geschäftsbedingten Ausgaben von den Einnahmen abziehen. Investitionen in Autos, Einrichtungen sowie Liegenschaften sind aber nicht im ersten Jahr abzugsfähig. Sie dürfen nur auf einige Jahre verteilt den Ausgaben belastet werden (so genannte Abschreibungen).

Beispiel: Das Firmenauto mit einem Anschaffungspreis von 50 000 Franken ist steuerlich nach einem Jahr 30 000 Franken wert. Die Differenz von 20 000 Franken dürfen Selbständige als Abschreibung im ersten Jahr unter Ausgaben verbuchen.

Wie rasch Selbständige ein Gebäude, ein Fahrzeug und ihre Büroeinrichtungen steuerlich abschreiben dürfen, ist genau festgelegt. Die Sätze variieren von 3 bis 45 Prozent jährlich.
Wer Fahrzeuge oder Computer least statt kauft, kann die gesamten Kosten dem entsprechenden Geschäftsjahr belasten.

Selbständige können in der Jahresbilanz für bestimmte Risiken auch Rückstellungen vornehmen. Zum Beispiel für Schuldner, die nicht zahlen, für drohende Prozesskosten, fällige Entschädigungszahlungen etc.


Rückstellungen für künftige Aufwendungen

Rückstellungen stehen also für finanzielle Belastungen, die sich erst in der Zukunft realisieren und deren Ursache in einem früheren Geschäftsjahr liegt. Möglich sind beispielsweise Nachforderungen von AHV und Mehrwertsteuer, wenn Umsatz oder Lohnsumme bei schnell wachsenden Unternehmen im vergangenen Jahr zu tief veranschlagt worden waren.

Macht die Firma Verluste, ist das - rein steuerlich betrachtet - keine Tragödie. Denn künftige Gewinne kann man noch während sieben Jahren mit früher aufgelaufenen Verlusten verrechnen. Die Idee dahinter: Unternehmer müssen den Gewinn versteuern, aber wirklich nur den Gewinn. Und eine Periode von einem einzigen Jahr sagt wenig über den tatsächlichen Erfolg einer Firma aus.

Wichtig für Selbständige: Private Ausgaben sind vom Geschäft sauber zu trennen. Das Motorboot oder das Auto darf nicht der Firma belastet werden, wenn es einzig privaten Zwecken dient. Auch geht es nicht an, sich die Kinder von der Lehrtochter hüten oder den privaten Weinkeller auf Geschäftskosten füllen zu lassen.

Grundsätzlich dürfen Selbständige alles als Auslage abziehen, was geschäftsmässig begründet ist. Geschäftsbedingte Reisen sind steuerlich massgeblicher Aufwand, private nicht. Wird ein Geschäftswagen auch privat benutzt oder wohnt ein Unternehmer in einer Liegenschaft des Betriebs, muss er sich den privat genutzten Teil als Einkommen aufrechnen lassen.

Unterscheiden zwischen privaten und geschäftlichen Auslagen müssen Selbständige auch bei
- Hotel-, Restaurant- und Reisespesen: Zweck und Namen allenfalls eingeladener Geschäftspartner sind zu belegen. Ob für das Geschäftsessen tatsächlich ein Nobelrestaurant nötig war oder ob die Kantine auch gereicht hätte, liegt dagegen im alleinigen Ermessen des Selbständigerwerbenden.
- Berufskleider: Reine Arbeitskleider darf man steuerlich geltend machen, nicht jedoch Anzug und Krawatte, weil man beides auch privat tragen könnte.
- Weiterbildung: Vertiefende Fachkurse sind geschäftsmässiger Aufwand, ebenso Fachliteratur. Der Hobbykochkurs oder das TV-Programmheft fallen jedoch nicht darunter.
- Prämien und Gebühren: Versicherungsprämien, Telefontaxen, Konzessionsgebühren für Radio und TV, Anwaltshonorare etc. sind nach Privat- und Geschäftsaufwand aufzuschlüsseln.

Wichtig ist in jedem Fall, dass sämtliche abzugsfähigen Kosten belegt werden müssen.


Privataufwand nie übers Geschäft laufen lassen

Stellt sich bei einer Steuerrevision heraus, dass ein privater Aufwand über das Geschäft lief, kann dies böse Folgen haben. Das Unternehmen muss dann einen höheren Ertrag versteuern. Der Betrag wird dem Sünder als zusätzliches Privateinkommen aufgerechnet. Und darauf werden Nach- und allenfalls sogar Strafsteuern fällig.

Zudem muss der Selbständige damit rechnen, dass von den Steuerbehörden auch ein Hinweis an die AHV-Behörden erfolgt, die auch noch Sozialversicherungsabgaben auf das nicht ausgewiesene Einkommen erheben.

Bis zu einem gewissen Grad sind Steueroptimierungen zwischen privatem Einkommen (Lohnbezug des Geschäftseigentümers) und Unternehmensgewinn möglich: Macht das Geschäft Verlust, kann es sinnvoll sein, die eigenen Bezüge (Salär, Spesen etc.) zu reduzieren.

Die ausgewiesenen Privatbezüge müssen aber in einem vernünftigen Verhältnis zur Vermögensentwicklung und zum Lebensaufwand stehen.

Umgekehrt akzeptieren die Steuerbehörden aber keine überhöhten Saläre. Diese gelten als verdeckte Gewinnausschüttungen und werden als zusätzlicher Unternehmensgewinn aufgerechnet. Um Schwierigkeiten zu vermeiden, sollten die Lohnbezüge im branchenüblichen Rahmen liegen und in vernünftigem Verhältnis zur Finanzkraft des Unternehmens stehen.



Investitionen und Liegenschaften - So viel dürfen Selbständige im ersten Jahr abschreiben

Es handelt sich um Richtgrössen für degressive Abschreibungssätze. Kantonale Abweichungen sind möglich. Die Abschreibungssätze beziehen sich immer auf den Restwert.
Wurden in Vorjahren wegen schlechten Geschäftsgangs nicht die höchstzulässigen Abschreibungssätze genutzt, so kann man dies in den darauf folgenden Jahren nachholen.
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