Für die privaten Finanzen und für nicht kaufmännisch tätige Vereine braucht es keine Buchhaltung, die mehrwertsteuertauglich ist. Einfache Gratisprogramme reichen dafür aus. Es gibt solche Buchhaltungs-Apps in verschiedenen Varianten:
Kassabuch: Die einfachste Lösung, den Überblick über sein Geld zu haben. Im Kassabuch werden Einnahmen und Ausgaben chronologisch aufgelistet. Oft werden dafür das Kalkulationsprogramm «Excel» oder seine kostenlosen Varianten «Libre Office» und «Open Office» verwendet.
Ein kostenloses Kassabuch für Excel findet sich unter www.alle-meine-vorlagen.de/Suchen: «Excel-Vorlage Kassenbuch». Die Bedienung ist einfach, eine Anleitung befindet sich im Register «Anleitung». Im Register «Basisdaten» muss man das aktuelle Jahr einstellen und die Währung von Euro auf Franken umstellen.
Weitere Kassabücher für «Excel» sind zu finden unter www.vereinsbuchhaltung.ch/download-buchhaltungssoftware/kostenloser-download-excel-kassabuch sowie unter www.rb-comp.ch/rbc/support/kasse.html.
Will man am Ende eines Jahres genau wissen, wie viel man fürs Auto oder für die Wohnung ausgegeben hat, kann man dies einfach und kostenlos mit Hilfe des Programms «Haushaltsbuch» von Aquamarin erreichen (für Windows, www.haushaltsbuch.org).
Die Bezeichnungen der Konten und Kategorien sind beim «Haushaltsbuch» für Deutschland voreingestellt. Sie lassen sich aber einfach ändern und ergänzen, indem man nach einem Klick auf «Neuer Eintrag» auf das Plussymbol neben «Konto» oder «Kategorie» klickt. Das Programm erstellt aussagekräftige Auswertungen. Erfasste Daten lassen sich auch ins «Excel»-Format exportieren.
Buchhaltung: Will man Ende Jahr einen Überblick über Ausgaben und Einnahmen sowie das Vermögen etwa eines Vereins schaffen (siehe Unten), genügt ein Kassabuch nicht mehr. Dazu braucht es ein Buchhaltungsprogramm mit Bilanz und Erfolgsrechnung.
Wer eine solche Software verwenden möchte, sollte über ein Grundwissen in der doppelten Buchhaltung verfügen. Einige Schweizer Softwarehersteller bieten Buchhaltungsprogramme dieser Art gratis an – wohl mit dem Hintergedanken, dass die Kunden später Zusatzfunktionen kaufen.
Beispiele: Unter www.itmagazine.ch/Freeware/dl/12402/SwissExpress_Free.html kann man das Programm «Swiss Express» gratis herunterladen. Ebenfalls eine Schweizer App ist «BusPro» (www.buspro.ch), auch davon gibt es eine Gratisversion. Aus deutscher Entwicklung stammt das ebenfalls in einer kostenlosen Version erhältliche «Zero» (www.zero-buchhaltung.de).
Aufgepasst: Bei all diesen Programmen kann die Weiterentwicklung plötzlich eingestellt werden, oder neue Versionen können kostenpflichtig werden. Das ist zum Beispiel beim verbreiteten Buchhaltungsprogramm von Greencube passiert.
Am meisten Funktionen bietet das Gratisprogramm «GnuCash» (für Windows, Mac und Linux, www.gnucash.org). Das Programm ist allerdings umfassend und komplex. Ein umfangreiches deutsches Benutzerhandbuch findet man unter www.gnucash.org/docs/v2.6/de_DE/gnucash-guide.pdf.
Cloud-Lösungen: Vorsicht ist bei Buchhaltungs- und Vereinsprogrammen angebracht, die nur via Internet (Cloud) zur Verfügung stehen. Denn man gibt seine Daten dabei in fremde Hände. Zudem ist man dann von einem Internetbetreiber und seiner Ausfallsicherheit abhängig.
Tipp: Wer seinen Buchhaltungsabschluss von einem Treuhänder durchführen lässt, sollte sich von ihm ein Programm empfehlen lassen. Denn der Datentransfer zwischen passenden Programmen erspart viele Arbeitsstunden.
Apps für die Verwaltung von Vereinen
Wer einen Verein mit vielen Mitgliedern zu verwalten hat, muss neben den Finanzen auch Beitragsrechnungen und Adresslisten im Griff haben. Deshalb empfiehlt es sich, ein Programm einzusetzen, das speziell auf Vereine ausgerichtet ist.
In der Schweiz weit verbreitet ist die App Clubmaker. Sie ist allerdings mit rund 400 Franken recht teuer. Tipp: Vor dem Kauf zunächst die Demoversion (https://shop.crealogix.com/demo/) ausprobieren. Einige Banken bieten ihren Kunden bis zu 100 Franken Rabatt (http://shop.crealogix.com/banking/institute/list/).
Gratis, aber auf Deutschland ausgerichtet ist JoGoVerein (www.jogoverein.goeldenitz.org/jogodown.htm).
Umfangreicher und komplexer ist das ebenfalls kostenlose JVerein (www.jverein.de). Weitere Gratisprogramme sind zu finden unter www.freeware.de/vereinssoftware.
