Die amerikanische Software-Firma Adobe hat das Dateiformat PDF (Portable Document Format) entwickelt, damit man elektronische Dokumente unabhängig von Betriebssystemen oder Textverarbeitungsprogrammen originalgetreu nutzen kann.
Das heisst: Der Empfänger kann eine PDF-Datei immer in der Form betrachten und ausdrucken, die der Autor vorgesehen hat. Umwandlungsprobleme, etwa beim Seitenumbruch oder den Schriftarten, entfallen. PDF-Dateien eignen sich zudem, wenn ein Schriftstück nicht mehr verändert werden sollte.
Adobe Reader installieren
Um PDF-Dateien anschauen zu können, installiert man am besten den kostenlosen Adobe Reader. Im Internet findet man ihn unter der Adresse http://get.adobe.com/de/reader. Ist auf einem Computer gerade kein Adobe Reader installiert, kann der «Google Text und Tabellen Viewer» weiterhelfen.
Auf dieser Seite kann man von online verfügbaren Dokumenten den entsprechenden Link eingeben und sie anschliessend in Originaldarstellung anschauen, herunterladen oder ausdrucken. Ist das Dokument online verfügbar, gibt man die URL der entsprechenden Homepage ein und kann dann das Dokument anschauen, herunterladen oder ausdrucken.
PDF-Dateien erstellen
Um PDF-Dateien zu erstellen, ist im Prinzip die kostenpflichtige Software Adobe Acrobat notwendig. Der offizielle Preis beträgt umgerechnet rund 600 Franken, im Internet findet man aber auch günstigere Angebote. Und es gibt auch kostenlose Alternativen. Beim Betriebssystem Mac OS X lassen sich PDF-Dateien direkt über das Druckdialogfenster erstellen. Windows-Betriebssysteme benötigen dagegen eine zusätzliche Software, um eine PDF-Datei zu erstellen.
Ein einfaches und gutes Programm ist Free PDF. Es ist erhältlich unter dieser Internetadresse. Zusätzlich ist das Programm Ghostscript nötig, dieses lässt sich über dieselbe Adresse herunterladen. Sind beide Programme installiert, kann man beliebige Dateien in druckfähige PDF-Dokumente umwandeln, egal ob Worddateien, Webseiten oder Bilder.
Man geht dabei gleich vor, wie wenn man das Dokument ausdrucken möchte. Bei der Drucker-Auswahl gibt man als Drucker einfach Free PDF an. In der Folge öffnet sich ein Dialogfenster. Dort kann man die Druckqualität (hoch oder mittel) und den Dateinamen festlegen.
Zudem kann der Nutzer entscheiden, ob er das erstellte PDF-Dokument speichern oder per E-Mail versenden will. Zudem besteht die Möglichkeit, einzelne PDF-Dokumente mittels der Funktion MultiDoc zu einer einzigen Datei zusammenzuführen.
PDF-Dateien bearbeiten
Es gibt aber nicht nur Programme zum Betrachten und zum Erstellen von PDF-Dateien, sondern auch solche, die es erlauben, PDF-Dateien zu bearbeiten. Wer in einem bestehenden PDF-Dokument Seiten umstellen oder löschen will, kann den webbasierten und kostenlosen Dienst www.pdfhammer.com nutzen. Der Anwender muss das PDF-Dokument lediglich hochladen und kann anschliessend die Seitenreihenfolge verändern. Zum Schluss lässt sich die neue Datei erstellen und herunterladen.
Im Normalfall können PDF-Dateien nicht bearbeitet werden. Doch wenn mehrere Personen gemeinsam an einer PDF-Datei arbeiten möchten, kann der PDF X-Change Viewer weiterhelfen. Herunterladen lässt sich das Gratis-Programm hier.
Ist der X-Change Viewer installiert, kann der Nutzer in PDF-Dateien zusätzliche Texte und Kommentare anbringen. Bei den Kommentaren ist stets ersichtlich, wer sie wann verfasst hat. Weiter stehen Funktionen wie unterstreichen, durchstreichen oder Formen wie Rechteck oder Ellipse bereit. Nützlich ist der Draft-Stempel, mit dem man Entwürfe kennzeichnen kann. Die so veränderten Dateien lassen sich abspeichern, drucken, versenden oder auch als Bild exportieren.
PDF-Dateien umwandeln
Manchmal kann es nützlich sein, eine PDF-Datei in ein Word-Dokument umzuwandeln, um Änderungen vorzunehmen. Möglich macht dies zum Beispiel ein Gratis-Programm namens Free PDF to Word Converter. Der Nutzer muss die gewünschte Datei anklicken, den neuen Speicherort wählen, und schon hat er Zugriff auf die umgewandelte Datei. Etwas Mühe hat der Umwandler mit Bildern und Grafiken, auch komplizierte Formatierungen wie Tabellen und Formulare gehen manchmal verloren.
PDF Dateien schützen
Wer will, kann eigene PDF-Dateien zusätzlich schützen, zum Beispiel mit einem Passwort oder mittels Beschränkungen der Benutzerfunktionen. Dies kann sinnvoll sein, wenn der Empfänger das PDF zwar anschauen, aber nicht weitergeben sollte. Unter www.dinbrief.de lässt sich dies einfach bewerkstelligen. Ist das Dokument hochgeladen, kann man ein Passwort festlegen und danach das Dokument verschlüsseln.
Es lässt sich auch bestimmen, ob der Empfänger das Dokument drucken, Inhalte in die Zwischenablage kopieren oder Elemente eines Formulars ausfüllen darf. Wird die Datei versandt, kann der Empfänger sie nur mit dem festgelegten Passwort anschauen.
PDF-Dateien benennen
Speichert der Nutzer PDF-Dateien nur auf dem eigenen Computer, kann er getrost beliebige Namen verwenden. Will er die Datei jedoch weitergeben oder via Internet zum Download anbieten, sollte sie in je-der beliebigen Betriebssystem-Umgebung genutzt werden können. Es gilt in diesem Fall, sich bei der Namensgebung an einige Vorgaben zu halten.
Gemäss des ISO-9669-Standards sollten Dateinamen enthalten:
- Maximal 8 Zeichen
- Nur die Buchstaben A bis Z, ohne Akzente und Umlaute
- Nur die Ziffern 0 bis 9 sowie den Unterstrich (_dag)
- Keine Leerzeichen
