Schneller und günstiger als die A-Post

Wer Zeit und Portokosten sparen will, verschickt seine Post digital. Das funktioniert auch mit Handschriftlichem und mit bebilderten Dokumenten. Wenn nötig, erhält man sogar eine Empfangsbestätigung.

Gewöhnliche E-Mails taugen schlecht für gute Briefe. Es fehlen Logos, Briefkopf und individuelle Schriften. Deshalb drucken viele Leute ihre Briefe aus und verschicken sie per Post. Wer sich das Porto sparen will, kann solche Dokumente aber auch digital verschicken. Das Portable Dokumentenformat (PDF) sorgt dafür, dass Dokumente auf dem PC als Datei gespeichert werden. Diese PDF-Datei wird als Beilage (Attachment) mit einem E-Mail verschickt. Der Empfänger kann das Dokument am Bildschirm betrachten und in Originalqualität ausdrucken.

PDF-Drucker installieren: Apple-Computer können ab OS X alle Dokumente als PDF speichern. Unter Windows können dies nur einige Programme, unter anderem das kostenlose OpenOffice 3.0 (www.openoffice.org). Für Microsoft Office 2007 kann man fürs Speichern eines PDFs gratis eine Erweiterung herunterladen. Mit allen anderen Windows-Programmen erstellt man PDF-Dateien, indem man einen speziellen PDF-Druckertreiber installiert. Alles, was auf diesem – nur als Software vorhandenen – Drucker erstellt wird, landet nicht auf Papier, sondern als Datei auf der Festplatte. Ein guter Gratis-PDF-Drucker für Windows stammt von Bullzip (www.bullzip.com). Beim Drucken wird nun der Bullzip-Drucker ausgewählt. Er fragt, unter welchem Dateinamen die PDF-Datei erstellt werden soll, und zeigt sie dann im PDF-Betrachter zur Kontrolle an. Die PDF-Datei wird abschliessend als Mail-Beilage verschickt.

Digitales Briefpapier: Wer für seine Geschäftskorrespondenz Briefpapier mit Firmenlogo verwendet, wird dieses im PDF-Dokument vermissen. Man kann das Logo aber separat einscannen und danach mit > «Grafik einfügen» in das Word-Dokument kopieren. Dieses digitale Briefpapier kann man als Dokumentvorlage speichern und immer wieder verwenden.

Unterschrift einfügen: Will man ein Dokument mit Unterschrift oder handschriftlichen Anmerkungen versenden, muss man diese Ergänzungen zuerst auf Papier erstellen und dann einscannen. Fehlt ein gutes Scannerprogramm, bietet das kostenlose IrfanView (www.irfanview.de) gute Unterstützung. Auch hier wird das «gescannte Papier» abschliessend über den PDF-Drucker in eine PDF-Datei verwandelt.

Dokumente zusammenführen: Wer aus mehreren Dokumenten eine einzige PDF-Datei erstellen möchte, klickt beim PDF-Ausdruck auf das Register > «Zusammenführen». Danach kann man den Ausdruck an eine beliebige, vorhandene PDF-Datei anhängen. Wird eine PDF-Datei durch zu viele Fotos zu gross, kann man sie verkleinern. Dazu muss die Qualität des Ausdrucks reduziert werden. Die nötige Einstellung findet sich beim Drucken im Register > «Dokument» unter dem Eintrag > «Qualität».

Verschlüsseln: Wer vertrauliche Dokumente verschickt, kann diese auch mit einem Passwort verschlüsseln. Dazu wird im Register > «Sicherheit» je ein Passwort im Feld > «Besitzer» und > «Benutzer» definiert. Der Empfänger kann das Dokument erst öffnen, wenn er das Benutzerpasswort eintippt. Über das Feld > «Berechtigung setzen» kann man verhindern, dass der Empfänger ein Dokument drucken oder den Inhalt kopieren kann.

«Einschreiben»: Digitale Dokumente lassen sich auch «eingeschrieben» verschicken. Dazu fordert man im E-Mail-Programm eine Empfangsbestätigung an. In Outlook geschieht dies über > «Optionen, > Das Lesen dieser Nachricht bestätigen». In Thunderbird findet sich der Eintrag unter > «Einstellungen, > Empfangsbestätigung anfordern». Allerdings kann der Empfänger eine solche E-Mail lesen, ohne dass er die Empfangsbestätigung verschickt. Mehr Sicherheit bieten Dienste, bei denen das E-Mail auf einer Internetseite abgeholt werden muss. Diesen Service bietet beispielsweise kostenlos www.gmx.ch.

22. März 2009