So nutzt man E-Mail und Internet gezielt

Duzende E-Mails am Tag und eine unüberschaubare Informationsflut aus dem Internet stressen viele unnötig. saldo zeigt, wie man effizienter arbeitet.

Wenn man richtig damit umgeht, sind Internet und E-Mail eine praktische Sache. Doch immer mehr Studien weisen darauf hin, dass der Mensch vor allem am Arbeitsplatz mit der Verarbeitung dieser grossen Informationsmengen überfordert ist.

E-Mails kosten viel Zeit

So hat der Psychologe David Meyer von der US-amerikanischen Universität von Michigan herausgefunden, dass die Arbeitsdauer durch das ständige Wechseln zwischen der eigentlichen Arbeit und dem Lesen von E-Mails doppelt so lang ist, wie wenn der Angestellte eines nach dem anderen erledigen würde.

Zeitnot erhöht den Druck: Untersuchungen der deutschen Universität Erlangen haben einen Zusammenhang nachgewiesen zwischen Informationsüberflutung und psychosomatischen Erkrankungen (siehe unten). saldo sagt, worauf man am Arbeitsplatz achten sollte, damit es nicht so weit kommt.

E-Mails systematisch bearbeiten

Viele Computernutzer kennen ihr Mail-Programm nicht richtig und organisieren und strukturieren ihre Arbeit zu wenig. Doch schon wenige Regeln verbessern die Situation:

Nicht sofort auf jedes E-Mail reagieren. Das zerstückelt und verlängert den Arbeitstag. Besser ist es, die E-Mails zu festen Zeiten abzurufen. Und dies maximal dreimal pro Tag. Zum Beispiel zum Arbeitsbeginn, vor der Mittagspause und ein letztes Mal kurz vor Arbeitsschluss. Wichtig: Unbedingt das Signal für eintreffende Nachrichten im E-Mail-Programm abschalten – es verführt nur, immer wieder schnell einen Blick auf das neuste E-Mail zu werfen.

Bei jedem dieser drei Termine sollte man versuchen, alle neuen E-Mails am Block abzuarbeiten. Als Faustregel gilt: E-Mails, die sich in weniger als zwei Minuten beantworten lassen, sofort erledigen. Was länger braucht oder wenn noch eine Rückantwort aussteht, die Nachricht in entsprechende Ordner verschieben («Bearbeiten», «Antwort noch offen»). So sollte man auch mit E-Mails umgehen, die nur zum Lesen gedacht sind – wie zum Beispiel Rundschreiben: Auch sie sollte man in einen Ordner «Noch lesen» verschieben und je nach Zeitlage später bearbeiten.

Jedes E-Mail-Opfer ist aber meist selbst auch Täter. Denn E-Mails sind häufig nicht effizient formuliert. Darum sollte man beim Verfassen der Nachricht an folgende Punkte denken:

Überlegen, ob das E-Mail wirklich wichtig ist.

Nicht jeden über das Kopie-Feld über alles informieren, sondern nur jene, die es wirklich betrifft.

Eine aussagekräftige Betreff-Zeile verrät dem Empfänger auf einen Blick das Thema, die Dringlichkeit und ob er antworten muss (zum Beispiel «zur Info» oder «Terminanfrage»).

Pro E-Mail nur ein Thema behandeln, damit auch der Empfänger alles in Ordner strukturieren kann.

Den Inhalt des E-Mails auf das Wesentliche reduzieren, sodass der Empfänger es bestenfalls in 30 Sekunden lesen, verstehen und reagieren kann.

Gezielt im Internet suchen

Die Suche in einer Suchmaschine wie Google, MSN oder Yahoo ergibt meist Tausende von Internetseiten als Ergebnisliste. Hier das Richtige zu finden, ist oftmals unmöglich. Folge: Man verliert unnötig Arbeitszeit.

Alle Suchmaschinen bieten jedoch durch Anklicken von «Erweiterte Suche» die Möglichkeit, die Ergebnisse zu filtern. In der Eingabemaske kann der Nutzer vorgeben, welche Suchbegriffe nicht vorkommen sollen, ob nur ein Begriff oder alle oder gar in exakter Reihenfolge auf einer Internetseite vorkommen sollen. Mit etwas Übung lässt sich die Eingabemaske umgehen und direkt in die Suchzeile eingeben.

Die wichtigsten Tipps:

Wörtern, die nicht im Suchergebnis vorkommen sollen, ein Minuszeichen voranstellen.

Phrasen, die exakt wie angegeben vorkommen müssen, in Anführungszeichen setzen.

Wörter, die vorkommen können, mit einem OR (englisch für oder) verknüpfen.

Wörtern, die vorkommen müssen, ein Pluszeichen voranstellen.

All diese Möglichkeiten sind kombinierbar. Beispiel: Wer nach Tipps gegen die E-Mail-Flut sucht und nicht an Büchern dazu interessiert ist, kommt wie folgt zu konkreten Ergebnissen: email OR "e-mail" flut tipps –buch

Informationsquellen abonnieren

Jeder Internetnutzer hat bestimmte Internetseiten, die er regelmässig aufruft, um nachzuschauen, ob es dort neue Informationen gibt. Je mehr Seiten das sind, desto aufwendiger wird es. Manche Seiten bringen zudem nur unregelmässig Neues. Wer beruflich oder privat beispielsweise 20 Internetseiten aus aller Welt täglich nach neuen Informationen absucht, surft alleine dafür mindestens 30 Minuten.

Viel einfacher ist es, alle diese Seiten automatisch von einer Software nach neuen Inhalten abfragen zu lassen. Voraussetzung dazu: Die gewünschte Internetseite muss RSS-Feeds anbieten, ein beliebtes Internet-Nachrichtenformat. In einen sogenannten RSS-Reader (zum Beispiel der kostenlose RSSowl, herunterzuladen unter www.rssowl.org) werden die gewünschten Seiten eingetragen. Neue Meldungen erscheinen dann wie in einem Nachrichtenticker als Überschriften mit einem kurzen Textanriss und einem Link zur Originalseite. Scheint die Nachricht interessant, erscheint durch den Klick auf den Link die vollständige Originalmeldung. Auch diese Informationen sollte der Nutzer wie E-Mails lesen: und zwar höchstens dreimal pro Tag.

Instant-Messenger beschränkt einsetzen

In der privaten Kommunikation, aber auch in der Arbeitswelt setzt sich neben dem E-Mail immer mehr auch der Instant-Messenger durch. Diese Software auf dem Computer zeigt an, wer von den eigenen Arbeitskollegen auch gerade online vor dem Computer sitzt. Verschickte Mitteilungen landen ohne zeitliche Verzögerung direkt auf dem Bildschirm des Empfängers.

Der Nachteil: Im Gegensatz zum E-Mail erwartet der Absender eine sofortige Reaktion. Doch dieser ständigen Bereitschaft kann man entgehen. Alle grossen Instant-Messaging-Programme wie jene von ICQ, AOL, Microsoft oder Yahoo bieten die Möglichkeit, den eigenen Online-Status zu verändern, der im Messenger allen Freunden angezeigt wird.

Wer den Status «Bitte nicht stören» aktiviert, macht klar, dass er momentan keine Nachrichten empfangen möchte. Hilft das nichts, bleibt man mit Aktivieren des Status «Unsichtbar» zwar online und kann Nachrichten versenden und andere Freunde online sehen, erscheint aber für andere selbst nicht mehr online.

Internet und E-Mail können krank machen

Eine immer grösser werdende Zahl von Angestellten beklagt sich darüber, dass die Menge an Informationen und das Arbeitstempo durch E-Mails und Internet enorm zugenommen haben. Viele sind damit überfordert und werden so gestresst, dass sie davon krank werden.

Eine aktuelle Studie der Europäischen Beobachtungsstelle für berufsbedingte Risiken der EU kommt zum Schluss, dass fast jeder vierte Arbeitnehmer unter Stress leidet. Einen grossen Anteil daran habe die Informationsflut durch neue Kommunikationstechnologien, die bei einer steigenden Zahl von Beschäftigten zu gesundheitlichen Problemen führe.

Studien zufolge wird ein Angestellter im Durchschnitt alle zehn Minuten durch ein Telefon, einen Fax oder eingehende E-Mails abgelenkt. Alle Kommunikationsmittel besitzen einen hohen Aufforderungscharakter, sofort aktiv zu werden und zu antworten. Die Folge: Der Arbeitnehmer wird in seiner Tätigkeit ständig unterbrochen, das Gehirn muss sich jedesmal neu auf die Aufgabe einstellen.

Das kann das Stressniveau beträchtlich erhöhen, mit den bekannten psychosomatischen Nebenwirkungen: Verdauungsprobleme mit Verstopfung, Verspannungen an Schultern und Nacken und Spannungskopfschmerzen bis hin zu Herzrhythmus-Störungen. Hält die Situation länger an, entwickeln sich Angst und Hilflosigkeit bis zur emotionalen Erschöpfung.