So bekommen Sie das Chaos in den Griff

Das Chaos am Arbeitsplatz ist für viele ein Ausdruck von Kreativität. Doch im wilden Durcheinander gehen meist Übersicht und Effizienz verloren. 19 Tipps helfen Ihnen, das ganz einfach zu ändern.

Auf dem Schreibtisch stapelt sich Papier. Überall verstreut liegen Kugelschreiber, aber keiner funktioniert. Und auf der Schreibunterlage erinnern ein paar Krümel an die letzte Zwischenmahlzeit. Im Schreibtisch sieht es nicht besser aus. Und das Fach mit den Büroklammern quillt über, dafür ist der Bostitch leer. Im Büchergestell stehen Bundesordner, deren Beschriftungen längst nicht mehr aktuell sind, an der Pin-Wand finden sich mehrere Schichten staubige Postkarten und Merkzettel. Und an der Garderobe hängt seit einem halben Jahr die Winterjacke.

Jeder kennt solche Büros, sei es das eigene oder ein fremdes - und die dazugehörenden Ausreden auch: Ein aufgeräumtes Büro sei bünzlig, heisst es. Oder steril. Jedenfalls stimmen alle, die nicht Ordnung halten können, ein Loblied aufs kreative Chaos an.

Dabei hat das Durcheinander im Arbeitsalltag keine Vorteile, sondern nüchtern betrachtet nur Nachteile, denn: Die Pendenzen sehen viel bedrohlicher aus, als wenn aufgeräumt wäre. Mit unbrauchbarem Büromaterial geht mehr Zeit verloren als bei der Beschaffung von neuem - und alles, was unnötig herumliegt und -hängt, erinnert unangenehm daran, was alles noch zu erledigen wäre.

Wer dagegen Ordnung hält, arbeitet schneller. Und so bleibt mehr Zeit für wirkliche Kreativität.

7 Fragen beantworten - und Sie wissen: Bin ich chaotisch?

Mit Hilfe der folgenden sieben Fragen finden Sie schnell heraus, ob sie Ordnung halten, gut organisiert sind und effizient arbeiten:

- Kommt es vor, dass ich Unterlagen nicht auf Anhieb finde?
- Müssen mich Kollegen, wenn ich weg bin, manchmal anrufen, weil sie an meinem Arbeitsplatz vergeblich etwas suchen?
- Falls ja: Ist es schwierig, den Kollegen zu erklären, wo sie fündig werden?
- Fehlt mir manchmal Büromaterial?
- Mahnen mich hin und wieder Kollegen oder Vorgesetzte, weil ich einen Termin nicht einhalte?
- Kommt es häufiger vor, dass ich etwas vergesse?
- Verspäte ich mich hin und wieder?
Je mehr Fragen Sie mit Ja beantwortet haben, desto klarer ist:
Sie sind chaotisch. Das ist die schlechte Nachricht. Die gute: Sie können sich selber helfen. SPEZIAL zeigt in 19 Schritten, wie Sie das schaffen.

1. Der leere Schreibtisch
Suchen kostet Nerven und raubt Zeit. Sorgen Sie also dafür, dass der Schreibtisch aufgeräumt ist.

Aufgeräumt heisst: Alles Überflüssige muss weg. Also weg mit allem, was Sie nicht mehr brauchen. So zum Beispiel Stifte, die nicht mehr schreiben, Unterlagen von längst erledigten Arbeiten und Kaffeetassen, die in den Abwasch gehören.

Auf dem Schreibtisch sind grundsätzlich nur Telefon, Computer, Agenda und die Unterlagen für die dringendsten Arbeiten. Dringend ist übrigens nur, was heute und morgen erledigt werden muss.

Und noch etwas: Ordnung zu schaffen mag eine einmalige Sache sein. Ordnung zu halten ist eine Daueraufgabe. Räumen Sie deshalb den Schreibtisch jeden Abend auf.

2. Das gebrauchsbereite Material
Locher, Bostitch, Gummi, Schere, Klebeband, Taschenrechner und andere Hilfsmittel liegen nicht auf dem Schreibtisch, sondern griffbereit in einer Schublade. Sie sind stets in einem perfekten Zustand. Der Locher überläuft nicht, der Bostitch ist nicht leer und die Schere wirklich scharf.

3. Die geordneten Unterlagen
Unterlagen zu Arbeiten, die demnächst erledigt werden müssen, landen häufig in Klarsichtmäppchen - und diese auf einem Stapel. Doch was passiert, wenn Sie wider Erwarten etwas brauchen? Sie durchsuchen wohl oder übel den ganzen Stapel.

Daher sind solche Unterlagen in einer beschrifteten Hängeregistratur besser aufgehoben. Zum Beispiel in einem Korpus unter dem Schreibtisch. So haben Sie diese mit einem Griff zur Hand und müssen nicht stundenlang Aktenberge durchforsten.

Ebenfalls in diesen Korpus gehören eine Hängemappe mit Telefonverzeichnissen und eine weitere für Spesenbelege. Legen Sie auch eine Mappe mit Lesestoff an, der zwar interessant scheint, für dessen Lektüre Sie aber gerade keine Zeit haben. So können Sie die Sachen später lesen oder wegwerfen.

Alles andere sollten Sie in Regalen und Aktenschränken verstauen. Zum Beispiel Unterlagen zu Arbeiten, die bereits erledigt sind. Oder Unterlagen zu Aufgaben, die Sie nur einmal pro Monat erledigen müssen. Beschriften Sie alles so, dass es nicht nur für Sie, sondern - falls nötig - auch für Ihre Kollegen verständlich ist.

4. Der nützliche Papierkorb
Stapeln Sie Papiere, die Sie nicht bearbeiten müssen und auch nicht bearbeiten wollen, nicht auf einer Pendenzenbeige. Werfen Sie unbedingt weg, was in den Papierkorb gehört - und zwar sofort.

5. Die riesige Festplatte
Auf einer Computerfestplatte findet eine gewaltige Datenmenge Platz. Umso wichtiger ist es, dass Sie auch dort Ordnung halten. Ordnen Sie die elektronischen Dokumente nach dem gleichen System wie die papierenen. So finden Sie alles schneller.

Und hier gilt ebenfalls: Was Sie nicht mehr brauchen, landet unverzüglich im Papierkorb. Was im Papierkorb liegt, müssen Sie nirgends mehr einordnen.

Achten Sie darauf, dass der Ordner «Posteingang» im Mailprogramm nach dem Bearbeiten der elektronischen Briefe leer ist. Wer Hunderte von Mails im Posteingang lässt, verliert rasch die Übersicht. Misten Sie auch die anderen Ordner periodisch aus.

6. Die vielen Zettel
Arbeiten Sie nicht mit Zetteln, auch nicht mit solchen, die Sie an den Monitorrand kleben. Zettel lenken ab oder gehen verloren. Schreiben Sie Notizen direkt in die Unterlagen oder in die Agenda. So sind sie von Anfang an am richtigen Ort.

7. Die prompte Erledigung
Bestimmt haben Sie sich schon bei Folgendem ertappt:

Sie haben Unterlagen zwar kurz durchgesehen, dann aber auf den Pendenzenberg gelegt - und das, obwohl die Sache innert fünf bis zehn Minuten erledigt gewesen wäre. Am nächsten Tag sind Ihnen die Unterlagen wieder in die Finger gekommen - erledigt haben Sie die Arbeit nicht. Also zurück damit auf den Stapel. Bereits am dritten Tag wissen Sie nicht mehr genau, worum es in den Unterlagen geht. Also lesen Sie sie nochmals durch - und legen sie vielleicht wieder zurück.

Effizient ist das sicher nicht. Machen Sie sich deshalb folgenden Grundsatz zu Eigen: Wenn Sie Unterlagen zur Hand nehmen und durchsehen, bearbeiten Sie diese sofort. Geben Sie sie erst wieder aus der Hand, wenn die Arbeit erledigt ist. Sie werden staunen, bei wie vielen Arbeiten das möglich ist und wie rasch Sie den Kopf frei haben für anderes.

8. Die unzähligen Mails
Haben Sie schon einmal nachgezählt, wie oft Sie an einem Tag nachschauen, ob neue Mails eingetroffen seien? 15-mal? 20-mal? Noch öfter? Nötig ist das ebenso wenig wie die aktivierte Alarmfunktion für eintreffende Mails.

Reservieren Sie sich drei Zeitfenster fürs Beantworten der Mails - etwa am frühen Morgen, vor der Mittagspause und kurz vor Feierabend. Beantworten Sie dann jeweils alle eingetroffenen Mails. So kommen Sie viel schneller voran und niemand wird sich beklagen können, er erhalte nicht rasch genug Antwort.

9. Die gute Planung
Natürlich gibt es auch Arbeiten, die sich nicht sofort erledigen lassen. Sei es, weil sie zu umfangreich sind, weil es noch einer Sitzung mit Kollegen bedarf oder nicht alle Unterlagen vorhanden sind. Schieben Sie solche Arbeiten aber nicht auf die lange Bank.

Erstellen Sie Ende der Woche einen Plan für die kommende Woche. Schreiben Sie auf, wann Sie was erledigen. Seien Sie dabei realistisch. Es hat keinen Sinn, einen allzu optimistischen Wochenplan aufzustellen. Planen Sie Zeitfenster für Unvorhergesehenes ein. Streichen Sie ab, was erledigt ist.

Sollten Sie mit einer Arbeit in Rückstand geraten, tragen Sie diese für den folgenden Tag wieder ein. Zum Beispiel bei der Zeit für Unvorhergesehenes.

10. Der strikte Stundenplan
Wie bereits erwähnt, ist es sinnvoll, nicht jede Mail einzeln, sondern in Blöcken zu beantworten. Bündeln Sie ähnlich auch andere Tätigkeiten wie Telefongespräche, Besprechungen oder Korrespondenz. So werden Sie weniger Zeit brauchen, als wenn Sie ständig zwischen Telefon, Computer und Sitzungszimmer hin- und herwechseln.

11. Die perfekte Arbeit
Es gibt weder den perfekten Brief noch das perfekte Projekt oder die perfekte Sitzung. Lassen Sie sich daher nicht vom eigenen Perfektionismus blockieren. Seien Sie sich bewusst, dass viele Leute mit Ihrer Arbeit zufrieden sein werden und andere weniger. Es reicht durchaus, wenn Sie Ihre Arbeiten gut und rechtzeitig erledigen, um dann die nächste in Angriff nehmen zu können.

12. Das klingelnde Telefon
Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten konzentriert an einem komplizierten Problem. Plötzlich klingelt das Telefon. Sie heben ab und reden vielleicht fünf Minuten lang. Bis Sie sich danach wieder richtig konzentrieren können, vergeht locker eine Viertelstunde. Deshalb: Wenn Sie konzentriert arbeiten wollen, schalten Sie den Telefonbeantworter ein. Oder leiten Sie Anrufe auf den Apparat eines Kollegen um, sofern dieser damit einverstanden ist.

13. Die geschlossene Türe
Eine offene Bürotüre ist für Kollegen oft eine regelrechte Einladung zu einem kurzen Schwatz. Wenn Sie ungestört arbeiten wollen, signalisieren Sie das deutlich - durch eine geschlossene Tür.

14. Das grenzenlose Internet
Im Internet finden Sie fast alles, was Sie suchen. Aber finden Sie es rasch genug? Lassen sich gewisse Fragen anders schneller beantworten? Zum Beispiel mit einem Anruf, einer Mail oder dem Blick in ein Nachschlagewerk. Fragen Sie sich deshalb stets, ob das Internet tatsächlich der schnellste Weg zur Beschaffung der gesuchten Information ist.

15. Die eingehaltenen Termine
Erledigen Sie alle Arbeiten innerhalb der vereinbarten Zeit. Das ist praktisch für alle, die mit Ihnen zu tun haben, und Sie werden nicht von Kollegen gestört, die Sie ständig mahnen.

16. Die unangenehmen Aufgaben
Solche Arbeiten werden nicht angenehmer, indem wir sie auf später verschieben. Im Gegenteil: Auch Unangenehmes kann sofort erledigt werden. Manchmal staunt man danach, weil es gar nicht so schlimm war wie befürchtet.

17. Die pünktliche Sitzung
Ärgern Sie sich darüber, dass Sitzungen stets zu spät beginnen? Oder länger dauern als vorgesehen? Sprechen Sie die Verantwortlichen darauf an. Denn erstens geht bei allen, die unnötig warten müssen, Arbeitszeit verloren. Und zweitens werden sich jene, die sich verspäten, nicht ändern, solange Sie es klaglos akzeptieren.

18. Die lästigen Pannen
«Der Computer ist abgestürzt, ich kann nicht arbeiten.» Das klingt als Ausrede plausibel, stimmt aber nicht. Es gibt immer Arbeiten, die sich auch ohne Computer erledigen lassen, sei es ein Telefongespräch, eine Sitzung oder die Planung für den nächsten Tag.

19. Die nötige Pause
Bleiben Sie nicht ständig am Schreibtisch sitzen. Gehen Sie am Mittag auswärts essen. Machen Sie einen Spaziergang oder treiben Sie Sport. So nehmen Sie die zweite Tageshälfte wesentlich frischer in Angriff.

Wann ein aufgeräumter Schreibtisch zur Gefahr wird

«Jeder kann sich besser organisieren», sagt die Buchautorin Katharina Dietze. Nach Schulungen, die sie selber durchführt, stelle sie regelmässig fest, dass die Kursteilnehmer ihr Büro abends mit einem guten Gefühl verlassen. «Die E-Mails sind bearbeitet, die Sitzungen brachten Ergebnisse, die Arbeiten sind im Zeitplan und für den nächsten Tag und die nächste Woche existieren Pläne.»
All jenen, die nicht von ihrem Chaos loskommen, bietet sie aber noch einen kleinen Trost: Ein aufgeräumter Schreibtisch kann laut Dietze «auch eine Gefahr sein und den Eindruck vermitteln, die betreffende Person hätte zu wenig Arbeit. In gewissen Unternehmen kann das ein Problem werden.»

BUCHTIPPS

Katharina Dietze: «Mit Pep an die Arbeit. So organisiere ich mich und meinen Job», Fr. 34.90, Campus-Verlag, Frankfurt am Main.

Hannelore Fritz: «Gut organisiert im Büro», Fr. 14.90, Eichborn-Verlag, Frankfurt am Main.