Ab und zu eine private Mail ist meistens o.k.

Eine Spezial-Umfrage zeigt: Beim privaten Surfen und Mailen im Büro sind die Firmen unterschiedlich streng. Und: Einige Reglemente sind rechtlich nicht sauber.

Wie oft nutzen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wohl den Zugang zum World Wide Web privat? SPEZIAL erkundigte sich bei 34 grossen Schweizer Unternehmen - und erhielt zum Teil erstaunliche Antworten.

«Wir schätzen, dass unsere vernetzten Mitarbeiter durchschnittlich fünf bis zehn Minuten pro Tag privat mailen und surfen», mutmasst Migros-Sprecher Urs Peter Naef. Bei der Mobiliar geht man laut Firmensprecher Werner Eichenberger davon aus, dass «zwischen 10 und 20 Prozent aller E-Mail- und Internetaktivitäten privater Natur sind».

Doch es gibt bei allen Firmen auch Vielsurfer. «Untersuchungen zeigen, dass - vorsichtig geschätzt - etwa 5 Prozent der Belegschaft im Durchschnitt mehr als eine Stunde pro Tag privat im Internet surfen», bestätigt Allianz-Sprecher Hansjörg Leibundgut.
Dass so ausgedehnte private Surftouren bei keinem Unternehmen erlaubt sind, liegt auf der Hand. Aber wo liegt die Grenze? Darf man als Angestellte während der Bürozeit dem Liebsten eine E-Mail schicken? Oder im Internet eine Reise buchen? Oder online shoppen?

Vier der befragten Firmen - ABB, CSS, Hotelplan und Tui - beantworten solche Fragen generell mit «nein». Sie haben Weisungen erlassen, laut denen das Internet nur beruflich genutzt werden darf. Das ist zulässig, denn kein Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Mitarbeitern den Computer für private Zwecke zur Verfügung zu stellen.

Ausnahme: Das Versenden von dringenden privaten E-Mails ist trotz eines grundsätzlichen Verbots erlaubt - zum Beispiel, um kurzfristig einen Arzttermin zu verschieben. Gleiches gilt für unaufschiebbare Telefongespräche. Denn wichtige persönliche Angelegenheiten müssen auch vom Arbeitsort aus erledigt werden können.

Vom «absoluten Minimum» bis zu «nicht übertrieben»

Die grosse Mehrheit der befragten Unternehmen geht indes über diese Mindestlösung hinaus und erlaubt privates Surfen und Mailen innerhalb bestimmter Grenzen - acht der Firmen nur ausserhalb der Arbeitszeit, 22 auch zwischendurch.

Die Grenze des Zulässigen reicht von «auf ein absolutes Minimum zu beschränken» (Coop, Kuoni, Migros) über «gelegentlich» (Swiss Life, Swiss Re) bis zu «nicht übertrieben» (Nestlé). Zudem enthalten die Weisungen der Arbeitgeber meist folgende Einschränkungen:

- Die Arbeitsleistung darf durch privates Surfen und Mailen nicht beeinträchtigt werden.

- Gewisse Internetseiten zu Sex, Gewalt, Rassismus etc. sind tabu, ebenso kostenpflichtige Seiten. Einige Firmen verhindern den Zugriff darauf mit technischen Massnahmen.

- Die Systemsicherheit darf nicht gefährdet werden, etwa durch Viren. Deshalb ist der Download von Musik, Filmen, Spielen und Software oft verboten.
- Ebenso untersagt ist in der Regel die Teilnahme an Chats und Onlinespielen.

Der Eidgenössische Datenschutzbeauftragte empfiehlt allen Firmen, solche Nutzungsregeln aufzustellen und sie in schriftlicher Form an die Mitarbeiter abzugeben. Damit liessen sich Unklarheiten vermeiden.

Angestellte, die sich nicht an die Vorgaben halten, riskieren einen Verweis, eine Schadenersatzforderung oder sogar die Kündigung. Und zwar nicht nur in der Theorie: Drei Viertel der befragten Firmen geben an, dass bei ihnen schon Verwarnungen oder sogar Entlassungen vorgekommen sind.

Mit fristlosen Entlassungen sind Firmen vor Bundesgericht hingegen meist abgeblitzt. Vor allem deshalb, weil der Chef jeweils nicht beweisen konnte, dass der Entlassene tatsächlich an seinem Computer sass, als von diesem aus Sexseiten besucht oder an Spielen teilgenommen wurde.

Um nötigenfalls gegen solche Missbräuche vorgehen zu können, zeichnen die meisten der angefragten Firmen den gesamten Datenverkehr in so genannten Logfiles auf. Wer also glaubt, im Büro spurlos surfen und mailen zu können, irrt sich gewaltig.

Persönliche Überwachung ist nur bei Verdacht erlaubt

Meist werden diese Protokolle entweder bei einem konkreten Verdacht oder stichprobeweise ausgewertet. «In einer ersten Phase darf die Auswertung nur anonym erfolgen», mahnt Daniel Menna, der Sprecher des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten. Das heisst: Eine Firma darf zum Beispiel eine Statistik über die vom Betrieb aus angewählten Internetseiten oder über die Anzahl versendeter E-Mails erstellen.

«Die personenbezogene Überwachung ist nur zulässig, wenn die Mitarbeiter über diese Möglichkeit informiert wurden - am besten durch einen Passus in einem Überwachungsreglement.» Und: «Es braucht konkrete Hinweise auf einen Missbrauch.»

Das sieht man nicht überall so. Der Kanton St. Gallen zum Beispiel geht mit dem Datenschutz lockerer um: «Der kantonale Informatik-Sicherheitsbeauftragte kann ohne spezielle Anzeige personenbezogene Auswertungen der automatischen Protokollierungen einholen», heisst es in der «Dienstanweisung», die alle Kantonsangestellten unterschreiben mussten. Es braucht also keinen Missbrauchsverdacht.

Für die kantonale Datenschutzbeauftragte Corinne Suter Hellstern ist das «datenschutzrechtlich nicht ganz korrekt». Trotzdem - oder gerade deswegen - verfehlte die Massnahme ihre Wirkung nicht: «Nach dem Erlass der Weisung hat sich die Gesamtnutzung des Internets ungefähr halbiert», freut sich Kurt Kengelbacher vom St. Galler Dienst für Informatikplanung.

Auch andere Überwachungsreglemente sind nicht über alle Zweifel erhaben, etwa jenes der Basler Versicherungen: «Der Mitarbeiter nimmt zur Kenntnis, dass die getätigten Zugriffe und Aktivitäten registriert und jederzeit nachvollzogen werden können. Die Basler Versicherungen werden Stichproben durchführen.»

Angestellte systematisch zu überwachen ist verboten

«Diese Formulierung ist nicht klar», kritisiert Datenschützer Menna. «Der Mitarbeiter erfährt nicht, ob die Stichproben anonym oder personenbezogen erfolgen.» Eine Überwachung aufgrund eines solchen Reglements sei nicht datenschutzkonform. Die «Basler» will «diesen Hinweis bei einer zukünftigen Revision des Reglements prüfen».

Klar verboten ist es auch, das Mail- und Surfverhalten eines Angestellten systematisch zu überwachen, beispielsweise mit Hilfe eines Spionageprogramms. Ebenso wenig darf der Arbeitgeber als privat gekennzeichnete E-Mails lesen. Angestellte, die von solchen Big-Brother-Methoden betroffen sind, können sich wehren: mit einer Klage wegen Persönlichkeitsverletzung.

Das gilt, wenn ein Reglement fehlt

Wenn weder der Arbeitsvertrag noch ein Reglement den privaten Gebrauch des Internets am Arbeitsplatz regelt, gilt das Gesetz. Daraus lassen sich jedoch keine konkreten Anleitungen zum Umgang mit dem Internet ableiten, nur allgemeine Grundsätze:

- Angestellte dürfen dringende persönliche Angelegenheiten während der Arbeitszeit erledigen. Dazu gehören auch unaufschiebbare private Telefongespräche oder E-Mails.

- Sonstige private Tätigkeiten während der Arbeitszeit sind grundsätzlich nicht erlaubt. Wer im Internet zu privaten Zwecken surft, hat für die entsprechende Zeit keinen Anspruch auf Lohn und muss dem Betrieb allfällig entstandene Kosten ersetzen. Das Gleiche gilt für private Telefongespräche.

- Wer während der Arbeitszeit bei privaten Aktivitäten ertappt wird, darf nicht fristlos entlassen werden. Der Vorgesetzte kann den Angestellten beim ersten Mal höchstens verwarnen. Eine ordentliche Kündigung unter Einhaltung der Kündigungsfrist hingegen kann jederzeit ausgesprochen werden.

Damit der grosse Bruder nichts erfährt

So schützen Sie Ihre Privatsphäre beim Mailen und Surfen im Büro:

- Studieren Sie die Reglemente Ihrer Firma zum privaten E-Mail- und Internetgebrauch.
- Nutzen Sie Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse soweit möglich nicht für private Zwecke.
- Verzichten Sie darauf, E-Mails bei Abwesenheit automatisch an Ihren Stellvertreter weiterzuleiten.
- Sofern das Nutzungsreglement private E-Mails zulässt, benutzen Sie dafür einen Web-basierten - wenn möglich verschlüsselten E-Mail-Dienst (siehe Seite 76). Rufen Sie Ihre E-Mails am besten über den Web-Browser ab.
- Verschieben Sie private E-Mails auf einen privaten Datenträger (Diskette oder USB-Stick) und löschen Sie sie in Ihrem Mailaccount.
Minimalvariante: Kennzeichnen Sie nichtgeschäftliche E-Mails als «privat».
- Falls Sie vermuten, dass Ihr Arbeitgeber Sie heimlich überwacht: Infos gibts unter www.spionagecheck.de.
- Zu guter Letzt: Besuchen Sie keine heiklen Seiten und schreiben Sie nichts in eine E-Mail, was Ihr Chef nicht wissen darf - E-Mails sind nicht besser geschützt als Postkarten.

- Ein «Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz» des Eidgenössischen Datenschutzbeauftragten ist zu finden unter www.edsb.ch.